サービスパーツと作業指示管理の手引き

サービスパーツと作業指示管理の紹介

サービス部品と作業指示の管理とは何か、なぜサービス業務の最適化に不可欠なのか？

例えば、顧客満足度の高い企業（社外の顧客だけでなく、組織内部で働く「顧客」）は、ダウンタイムを最小限に抑えつつ、突発的な修理に対応するためにスペアパーツを送ることで、評判を高めている。

そのような組織は、スペアパーツ管理のロジスティクスと、それがどのように作業指示管理の取り組みをサポートするかについて、鋭い認識を持っている。

サービスパーツ管理

サービスパーツ管理は、組織が品目を保守・修理する際に頼りにする部品の在庫を管理することである。

作業指示管理

作業指示書管理は、その言葉が示すように、定期保守や予防保守、設置などの作業指示書の詳細を管理し、自動化し、整理することである。これらの管理プロセスは、組織の業務効率を最適化する上で重要な役割を果たす。

サービスパーツと作業指示書の管理は、サプライチェーンにボトルネックやその他の問題がある場合でも、適切な数のスペアパーツの在庫を確保することで、オペレーショナル・エクセレンスに貢献します。

在庫管理にも役立つので、当面の必要以上に部品を購入することもない。余分な部品が倉庫の棚に滞留し、古くなったり、使用期限が過ぎたりすると、収益に悪影響を及ぼします。また、メンテナンスと修理に対する予測可能な顧客の需要に応えるために十分な部品があることを知っていれば、より効率的に組織を運営することができます。

効果的なサービス部品・作業指示管理システムを導入する主な利点は以下の通りである：

- ダウンタイムの削減- サービス部品の在庫と使用量をうまく管理し、新しい作業指示が来たときに緊急のフィールドサービスコールに対応すれば、不足部品を待つ必要はありません。

- サービスレベルの向上 - 在庫管理の改善とメンテナンス管理の向上により、システムがスムーズに稼動すれば、修理やメンテナンスを待っている顧客を喜ばせることができます。

- コスト削減 - サプライチェーンに問題が発生し、必要なアイテムが不足し、より高価になった場合、より高いコストを支払う代わりに、リソースをより賢く使用するため、コストを削減することができます。もちろん、重要な部品の到着を待つメンテナンスチームや修理チームによるダウンタイムを最小限に抑えることで、コストも削減できます。

効果的な作業指示管理システムの主な構成要素

作業指示管理ソリューションは、チームの効率的な作業を支援します。作業指示管理システムに不可欠な要素には、文書化、注文の追跡、必要なサービスや部品の分類、スケジューリング、および派遣が含まれます：

文書化- システムに入力した作業指示は、文書化されます。（リソースの効率的な使用により）コストを抑え、規制に準拠し、監査に合格するためには、手元に文書が必要です。

不必要な遅延が原因で、顧客とのサービス・レベル・アグリーメントの条件に違反することは、最も避けたいことです。SLAの罰則を支払う代わりに、作業指示の処理とサービス部品の管理を効率化することで、顧客の満足度と忠誠心を維持することができます。

オーダーの追跡- どのような部品が在庫にあるのかを正確に把握することで、オーダーをより効果的に管理することができる。各作業オーダーの追跡には、専用のソフトウェアベースの作業オーダー管理システムを使用するのが最適です。

分類- システムは、作業オーダーの分類を容易にし、優先順位を付け、関連する経験と知識を持つ作業員がメンテナンスまたは修理作業に割り当てられるようにする必要があります。

スケジューリング- どのメンテナンスや修理が最も重要か？分類情報を使うことで、その作業が緊急性が高く、対応するまで人々の安全に直接影響するものかどうかを判断することができます。

派遣- 従業員が正しい場所に人を派遣するためには、有効な作業指示書が必要です。作業指示管理システムは、派遣プロセスを自動化し、時間とエネルギーを節約するのに役立ちます。

スペアパーツの在庫をより適切に管理し、メンテナンス活動を組織化するための要件をサポートするには、適切なテクノロジーとソフトウェアを使用する必要があります。これには、オフィスのデスクトップ、サービスコールに出かける作業員が持つラップトップやタブレット、またはメンテナンス担当者がスマートフォンを使って参照するモバイルアプリで実行するアプリケーションなどがあります。これらは、保守作業指示書の重要な情報へのアクセスを合理化することで、システム機能を強化します。

在庫管理と部品管理のベストプラクティス

サービスパーツの在庫を効果的に管理するためのベストプラクティスには、JIT（ジャストインタイム）やABC分析など、専用のソフトウェアソリューションによってサポートされる最新の在庫管理技術の使用が含まれる。

在庫の最適化

ソフトウェアを使用してサービス履歴を記録することで、どのコンポーネントや部品が最も頻繁に故障する傾向があるかをよりよく特定し、十分な供給量を維持することができます。各メンテナンス作業指示によりよく対応するために、最も需要の高い低コストの部品に特に注意を払うようになります。

ジャスト・イン・タイム

ジャスト・イン・タイムの在庫管理ソフトを導入し、在庫過多を防ぎ、在庫切れを防ぐ。

ABC分析

需要予測のために、どのサービス部品が最も必要とされているか、優先順位をつけるのです。カテゴリーAは、予期せぬレベルの需要がある高価値の部品であり、油断しないよう、より注意を払う。カテゴリーCの部品は価値が低く、一般的に需要が少ない。カテゴリーBは、需要とコストの点でAとCの中間に位置する部品を指します。

企業は、定期的な監査を予定し、在庫管理ソフトウェアを使用することで、正確で効率的な部品在庫管理を行うことができます。

ソフトウェアがあれば、在庫コストを最小限に抑えながら、必要な部品を最大限に利用するための戦略を立てることができる。クラウドベースのソリューションを利用することで、遠隔地のチームも本社の社員と同じ情報にアクセスできるようになります。

成功する受注管理システムの導入

ここでは、作業指示管理システムを効果的に導入するための重要なステップを紹介する：

紙ベースの業務指示システムを置き換えるためにどのようなソフトウェアが必要かを計画し、調査する。

新しいソフトウェア・ソリューションの使い方を従業員に教える。

受注管理システムを本稼働させる前に、サンプル受注でシステムをテストし、チームに仕事の準備をさせる。

予防メンテナンスに関する自動アラートや従業員からのリクエストなど、オーダーが届いた後、次のステップは、システムを使って、作業の範囲と規模を定義しながら、完了すべきタスクをスケジュールすることだ。

組織は、現在の作業員が十分なトレーニングとコーチングを受けられるようにし、作業指示管理システムの使用方法の指導を含む新しいチームメンバーのオンボーディングを行うことで、導入時の課題に備え、克服する。

一般的な導入上の課題には、作業指示の正しい優先順位の付け方がわからない、情報の集約に失敗する、などがある。在庫や保守・修理作業に関する重要な情報の中央保管場所となる情報ハブを確立する。

応答時間の速さ、完了率の統計、顧客満足度（またはシステムによって促進された作業に対する不快感）の洞察を示す主要業績評価指標（KPI）を確立することによって、より大きな説明責任のために、システムの有効性を評価する。

サービスパーツと作業指示管理の将来動向

将来的には、人工知能や機械学習の統合など、作業指示管理やサービス部品ロジスティクスにおける新たなトレンドに留意する必要がある。

高度な自動化により、予防保全作業のための自動アラートの設定や、人が手作業で在庫を確認することなく在庫を補充するための部品注文など、チームがより効率的に作業できるようになります。データ分析がこの重要なタスクを後押しします。

とりわけ、顧客中心の考え方を採用し、サービスパーツの在庫をどのように発注、整理し、各作業依頼に優先順位をつけるかを指導する。

これらのトレンドは、緊急性（および安全要件）に応じてより効率的にメンテナンス作業を提供できるようにすることで、メンテナンス業務の将来に影響を与えます。また、修理作業の遅れに起因するSLA料金などの問題も回避でき、顧客満足度の向上にもつながります。

賢明なオーナーやマネジャーは、ソフトウェア、テクノロジー、トレーニングにさらに投資し、サービスパーツの計画・管理システムから最大限の価値を引き出すだろう。

今すぐketteQにお問い合わせください。

サービス部品と作業指示書管理のソリューションを導入すると、（ABC分析やジャスト・イン・タイムのテクニックを使うなどして）より効率的にサービス部品を発注し、どのサービスコールや部品が今最も緊急に必要かを優先順位付けすることで、オペレーションの卓越性を推進することができます。

作業指示管理の未来に備えることは、今日からでも可能です。将来への備えには、作業指示管理ソリューションの導入や、ketteQが提供するような最新のサービスおよび部品配送ソリューションの活用が含まれます。ketteQは、お客様の組織に適したテクノロジーとソフトウェアの導入をサポートし、受注管理プロセスの改善をお手伝いします。

‍

‍